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Tips y Trucos para la Implementación Exitosa de Proyectos de Mejora en Centros de Distribución
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09 de Agosto del 2021 | Por Coordinación editorial

Por: Hugo Lira, Consultor Senior de Miebach Consulting México

“Si el tiempo es lo más valioso, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches” - Benjamín Franklin

En el siguiente artículo se presentan una serie de aspectos básicos (tips y trucos) fundamentales para la adecuada implementación de proyectos de mejora para un centro de distribución. En primera instancia es relevante indicar que el éxito en la gestión de proyectos de implementación está en función de innumerables elementos/variables multifactoriales, el estudio de estas variables y su correcta aplicación tendrá un impacto en los resultados de este tipo de proyectos.

Desde una perspectiva generada por la ejecución de proyectos, se han clasificado dichas variables en tres principales grupos:

•Canales de comunicación

•Ambiente colaborativo

•Metodología

Conceptos Relevantes en la Implementación de Proyectos

Algunos de los principales conceptos en esta materia son los siguientes: Proyecto de implementación: “Un proyecto de implementación es la puesta en marcha de una idea, para este caso, de soluciones logísticas en centros de distribución”.

¿Quiénes son los principales actores en un proyecto de implementación?

El cliente

•Comités directivos

•Sponsor – PM

•Diferentes áreas con las que se interactúa: logística, compras, proyectos, legal, etc.

Equipo implementador

•Gerente de proyecto, consultores, especialistas, etc.

Los proveedores

•Constructoras

•Equipamiento: racks, sistemas automáticos, montacargas, etc.

Origen de proyectos

Un punto relevante en la implementación de proyectos es identificar en primera instancia ¿de dónde surgen los proyectos?

Al respecto, son muchas las necesidades empresariales o factores que pueden generar que nazca un proyecto de implementación, sin embargo, algunas pueden ser: restricciones de espacio y/o servicios, reingeniería de la operación, objetivos de crecimiento del negocio, readjudicación de operación (actualmente con 3PL) o migración tecnológica.

A partir de esta necesidad se ubican las restricciones preliminares de diseño a las cuáles deberemos ajustarnos como pueden ser: Mudanzas a un nuevo Cedis, ampliación de nave con operación actual, green field o ampliación en green field.

Gestionar un proyecto de implementación significa supervisar y equilibrar todos los elementos que pueden restringirlo. En la gestión de proyectos de implementación el orden de las cosas será lo que el cliente perciba y sobre todo se verá reflejado en los resultados del proyecto. En este punto debemos considerar el triángulo de las restricciones que incluye el costo-tiempo-alcance y en el centro la calidad.

Durante la implementación del proyecto debe responderse a los clientes acerca del avance/ status de la gestión de su proyecto: ¿Cuál es el estatus del proyecto?, ¿Existe algún riesgo?, ¿Qué necesitamos para poder avanzar?

Metodología

Otro de los elementos importantes en la implementación de proyectos es la metodología. Los proyectos de implementación se abordan a través de una metodología específica y bien desarrollada, la cual se llama PMBOK. Contar con una Metodología Sólida. La Guía Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) es un libro de referencia para todo Project Manager. Como a todo libro, la lectura del PMBOK permitirá la selección de conclusiones y buenas prácticas.

Implementación

Una vez presentada la parte de conceptos importante a considerar, entraremos de lleno al tema de la implementación de proyectos, tomando como punto de partida el Roadmap típico que se utiliza para el acompañamiento a clientes en la implementación de proyectos en todas las etapas, desde la definición del concepto hasta la puesta en marcha de las implementaciones. Respecto a la etapa de Implementación de un proyecto, esta implica:

• Ingeniería detallada de la solución (Proyecto Ejecutivo) / Pliegos de Licitación.

• Gestión de licitaciones.

• Supervisión de instalación.

• Project Management.

• Plan de transición.

• Puesta en marcha.

• Medidas correctivas.

• Valoración del éxito.

• Evolución de los indicadores de gestión.

• Modelos operativo TI.

Como se mencionó anteriormente, esta metodología descansa sobre tres pilares que son fundamentales para que la implementación sea exitosa: 1. Canal de comunicación; 2. Ambiente de trabajo; y 3. Metodología.

1. Canal de comunicación

i) Se refiere a todos y cada uno de los líderes encargados de coordinar a los diferentes equipos de trabajo. Por ejemplo: uno de ellos es el sponsor, el PM de la consultora y de cada uno de los contratistas. Ii) El respeto al equipo, a cada uno de los colaboradores, es algo que hay que construir. Es necesario cambiar la dinámica de las viejas estructuras: desaparecer la cultura del manotazo, del grito más duro.

2. Ambiente de trabajo colaborativo

i) La implementación es un trabajo en equipo, es colaboración. Ii) Los proveedores y cada uno de los líderes de área tienen que saber que son una parte del proyecto, son un engrane que forma parte de toda la maquinaria, y su función es vital para el avance del proyecto por mínimo que esta sea.

¿Qué es un proyecto ejecutivo?

1. Es un consolidado de todas y cada una de las especialidades involucradas en el proyecto: esto es la solución completa del Proyecto Logístico + Servicios de Ingenierías + Tareas Estratégicas (orden de mudanza, personal, etc.) -> Cruces

2. Justo al recibir el Proyecto Ejecutivo es obligación del PM analizarlo. ¿Qué sucedería si no se realiza este análisis? a) Ejemplo: Tubería de Sistema contra incendio que interfirió con tuberías HVAC hacia una cámara fría. ¿Quién lo ejecuta? ¿Quién lo paga?

Validación de la espalda financiera de los contratistas

Ejemplos: 1. Algunos clientes de un contratista cesaron pagos y al final esta empresa se fue a la quiebra a la mitad del proyecto. 2. Una empresa hace compra de pánico y utiliza un % alto de su Budget en estructura metálica, se descapitalizó. Ya con un bajo poder económico se provocó un círculo vicioso entre los pagos de las estimaciones y los avances en la obra.

Establecer una documentación completa y clara desde el inicio

1. Establecer con el cliente la frecuencia del reporteo: a) Reporte de avance semanal del proyecto (Fotográfico) y otro mensual o a solicitud del cliente. b) Todos estos registros irán formando parte de la documentación con la que podremos contar la historia completa del proyecto. c) Y en el mediano a largo plazo permitirá al negocio una toma de decisiones acorde a los aciertos y oportunidades de proyectos futuros. Ej. PCI - In rack

Seamos vigilantes constantes de la calidad de los trabajos

El nivel de calidad durante la implementación radica en una supervisión diaria un site – Ejemplo: construcción de oficinas en un centro de distribución. 1. Supervisión diaria con expertos en campo, que revisen no sólo materiales utilizados si no también su correcta instalación (oportuna). 2. No dejar detalles para después. 3. Hágalo como si fuera para usted.

Herramientas en implementación: un Gantt + un plan de transición

1. Plan de implementación logística: un Gantt maestro incluye todos y cada uno de los programas de trabajo del proyecto logístico, servicios y un plan de transición*. Por ejemplo:

a) Sistemas de racks, mezzanines b) Automáticos, sorters y transportadores

c) Paletizadoras, montacargas d) Sus servicios correspondientes (electricidad, datos, WMS, CCTV, Sistema contra incendios, Gas, IHS, etc.)

2. *Plan de transición incluye tareas complementarias a la implementación y son ejecutadas por el cliente. Por ejemplo: a) Pagos a proveedores (compras, auditoría, etc.) b) Contratación de personal & capacitaciones c) Permisos legales (COFEPRIS, Protección civil, importación, licencia de operación, CFE). d) Procesos administrativos (dirección de facturación, etc.) e) Planeación inventarios, producción, orden de mudanza.

3. ToDo List - Excel para gráficos de avance

Todos los proyectos son diferentes, hay que identificar las restricciones particulares y encontrar la forma de abordarlas. La clave de un Project Manager es anticiparse a cada evento con la ayuda del Gantt, una de las principales bondades de este software. Ejemplo 1:

Contratación de operadores – Caso durante proceso de planeación

1. Perfil del puesto: tareas a desarrollar -> privilegios en sistema

2. Manuales para capacitaciones

3. Orden de ingresos

4. Operaciones en sombra

5. Seguimiento a productividades

Premeditar tareas que impacten duración del proyecto – Casos durante

proceso de ejecución. Ejemplo 2: Juntas del piso. Ejemplo 3: Paso sanitario

La definición de un layout es la base de todo proyecto de implementación: licitaciones, la generación del Gantt, ejecución y puesta en marcha. Durante planeación hay que mirar en retrospectiva, hacia los requerimientos por tarea, para identificar sus componentes y cuantificar los tiempos.

Por ejemplo, en la instalación de un Sorter:

1. Instalación del Sorter

• Tiempos de producción, traslado, ensamble, pruebas

• ¿Servicios requeridos?¿bajo qué especificaciones técnicas?¿LAN, coaxial, Wifi?¿neumática?

2. Área de instalación

• ¿Es un espacio libre o hay que despejarla ?¿Cuánto?

• ¿Reubicación de tuberías/luminarias/PCI en alturas?

3. Arribo de materiales

• Definir espacio de resguardo materiales & herramientas

4. Normas de seguridad a seguir por proveedor en cedis del cliente

• Seguro social, protocolos a seguir, accesos a instalación

5. Servicios para cuadrillas de contratistas

• Sanitarios, comedor, vestidores

El orden de las cosas se inicia con los servicios, posteriormente vienen los equipamientos y el capital humano en función de.

La simulación de escenarios posibilita una toma de decisiones que permita redireccionar una tendencia negativa en el proyecto.

Conclusiones

1. Todos los proyectos son diferentes.

2. El desarrollo correcto de un proyecto descansa sobre 3 pilares:

a. Canales de comunicación efectiva

b. Ambiente colaborativo (asertivo y oportuno)

c. Una metodología adecuada a nuestro proyecto

3. La principal herramienta de trabajo es la planeación, al inicio en retrospectiva y durante la ejecución mirando hacia delante.

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